Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

1.1 Hosting und Auftragsverarbeitung

Das Anmeldeformular und die damit verbundenen Daten werden auf einem Server in Deutschland gehostet. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO, der die datenschutzkonforme Verarbeitung Ihrer Daten sicherstellt.

Der Hosting-Anbieter verarbeitet Ihre Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

2. Zweck der Datenverarbeitung

Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zur Durchführung der Jugendfreizeiten. Die Daten werden benötigt für:

• Organisation und Verwaltung der Anmeldungen
• Kontaktaufnahme im Notfall
• Medizinische Versorgung bei Bedarf
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z.B. Aufsichtspflicht)
• Planung von Transport und Verpflegung
• Dokumentation der Veranstaltung (nur mit gesonderter Einwilligung)

3. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung (Anmeldung zur Freizeit)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (z.B. Fotofreigabe)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtungen (z.B. Aufsichtspflicht)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse (Notfallkontakt)

4. Erhobene Daten

Im Rahmen der Anmeldung erheben wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Grunddaten

• Vor- und Nachname des Kindes
• Geburtsdatum
• Adresse (Straße, PLZ, Ort)
• Telefonnummer
• Namen der Erziehungsberechtigten
• E-Mail-Adresse

Gesundheitsdaten

• Medizinische Hinweise (z.B. chronische Erkrankungen)
• Allergien und Unverträglichkeiten
• Regelmäßige Medikamenteneinnahme
• Krankenversicherungsdaten
• Tetanus-Impfstatus
• Schwimmfähigkeit
• Nahrungsmittelunverträglichkeiten

Notfallkontakt

• Name und Adresse der Notfallkontaktperson
• Telefonnummern (mobil, privat, geschäftlich)
• E-Mail-Adresse

Einwilligungen

• Fotofreigabe (allgemein, Treffen, Gemeindeblatt, Homepage)
• Badeerlaubnis in offenen Gewässern
• Erlaubnis zur Übernachtung im Freien
• Einwilligung zur medizinischen Behandlung bei kleineren Verletzungen

5. Empfänger der Daten

Ihre Daten werden ausschließlich an folgende Empfänger weitergegeben:

• Leitung der Jungscharfreizeit (für Organisation und Aufsicht)
• Betreuungspersonal (nur notwendige Informationen)
• Ärztliches Personal (nur im Notfall und mit medizinischen Daten)
• Keine Weitergabe an Dritte außerhalb der Freizeit

Wichtig: Wir verwenden keine Cloud-Dienste von Drittanbietern. Alle Daten werden ausschließlich auf unserem eigenen Server in Deutschland gespeichert.

6. Speicherdauer

Ihre Daten werden gespeichert für:

• Während der Freizeit: Vollständiger Zugriff für Organisation und Notfälle
• Nach der Freizeit: Aufbewahrung für 1 Jahre für Dokumentationszwecke, Einwilligungserklärungen und Nachweise werden für 3 Jahre aufbewahrt
• Nach Ablauf: Anonymisierung oder Löschung aller personenbezogenen Daten

Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO) werden unmittelbar nach Ende der Freizeit gelöscht, sofern keine rechtliche Aufbewahrungspflicht besteht.

7. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte gemäß der DSGVO:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können jederzeit Auskunft über die gespeicherten Daten erhalten
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Unrichtige Daten können korrigiert werden
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen
• Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO): Sie können die Verarbeitung einschränken lassen
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung widersprechen
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem strukturierten Format erhalten
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Einwilligungen können jederzeit widerrufen werden

Um ihre Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte über die unten angegebenen Kontaktdaten.

Hinweis: Bei Widerruf der Einwilligung oder Löschung der Daten kann die Teilnahme an der Freizeit möglicherweise nicht mehr gewährleistet werden.

8. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren:

9. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen:

• SSL/TLS-Verschlüsselung bei der Datenübertragung
• Passwortgeschützter Zugang zum Admin-Bereich
• Lokale Datenspeicherung auf eigenem Server in Deutschland
• Regelmäßige Sicherheits-Updates
• Zugriffsbeschränkung auf autorisierte Personen
• Regelmäßige Backups der Datenbank

10. Cookies und Tracking

Diese Website verwendet:

• Technisch notwendige Cookies: Für den Admin-Login (Session-Cookie)
• Keine Tracking-Cookies: Wir verwenden keine Google Analytics, Facebook Pixel oder ähnliche Tracking-Technologien
• Keine Drittanbieter-Cookies: Es werden keine Cookies von externen Diensten gesetzt

11. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:

12. Gerichtsstand und anwendbares Recht

Für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dieser Datenschutzerklärung gilt ausschließlich deutsches Recht. Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz der verantwortlichen Stelle (Untergruppenbach).

13. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unserer Dienste anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.

Stand: 10. Januar 2026